Τα 10 βήματα για την κατάθεση μιας αίτησης για τη Βασική Δράση 1 στο Erasmus+
Βήμα 1. Ενημέρωση
Το πρώτο βήμα είναι να ενημερωθείτε για τη δομή και το περιεχόμενο της Βασικής Δράσης 1 - Μαθησιακή Κινητικότητα Ατόμων στους Τομείς της εκπαίδευσης και Κατάρτισης, μελετώντας τον Οδηγό του Προγράμματος (Erasmus+ Guide) για το έτος στο οποίο σκοπεύετε να υποβάλετε αίτηση. Επιπρόσθετα, το ΙΚΥ διοργανώνει ημερίδες ενημέρωσης οι οποίες είναι ανοικτές σε όποιον ενδιαφέρεται να υποβάλει αίτηση στο πλαίσιο αυτής της δράσης και ανακοινώνονται στις Εκδηλώσεις της ιστοσελίδας και στη σελίδα μας στο Facebook καθώς και διαδικτυακές ημερίδες που μαγνητοσκοπούνται και μπορείτε να βρείτε εδώ. Σχετική ενημέρωση αποστέλλεται και εάν κάποιος εγγραφεί στο newsletter μας.Βήμα 2. Επιλεξιμότητα
Όσον αφορά στα σχέδια Κινητικότητας για τη Σχολική Εκπαίδευση, την Επαγγελματική Εκπαίδευση και Κατάρτιση και την Εκπαίδευση Ενηλίκων, αναμένεται να δημοσιευθεί κατάλογος επιλέξιμων οργανισμών εγκεκριμένων από την Εθνική ΑρχήΕπισημαίνεται ότι όσον αφορά στον τομέα της Σχολικής Εκπαίδευσης, το επιλέξιμο μη διδακτικό προσωπικό περιλαμβάνει το προσωπικό που εργάζεται στη σχολική εκπαίδευση, είτε σε σχολεία (βοηθοί εκπαιδευτικών, παιδαγωγικοί σύμβουλοι, ψυχολόγοι κ.λπ.) ή σε άλλους οργανισμούς που δραστηριοποιούνται στη σχολική εκπαίδευση (π.χ. σχολικοί επιθεωρητές, σύμβουλοι, συντονιστές πολιτικής που είναι υπεύθυνοι για σχολική εκπαίδευση κ.λπ.).
Στο πλαίσιο ενός Σχεδίου Κινητικότητας για την Ανώτατη Εκπαίδευση, μπορούν να υποβάλουν αίτηση για χρηματοδότηση Ιδρύματα Ανώτατης Εκπαίδευσης τα οποία βρίσκονται σε μία χώρα του Προγράμματος ή σε μια χώρα Εταίρο (χώρες εκτός ΕΕ). Τα Ιδρύματα Ανώτατης Εκπαίδευσης των χωρών του Προγράμματος θα πρέπει να είναι κάτοχοι του Χάρτη Erasmus για την Ανώτατη Εκπαίδευση [Erasmus Charter for Higher Education (ECHE)].
Οι φοιτητές και το προσωπικό των Ιδρυμάτων αυτών δεν μπορούν να υποβάλουν ατομική αίτηση στο ΙΚΥ.
Οι ενδιαφερόμενοι θα μπορούν να υποβάλουν αίτηση στο Ίδρυμά τους για μετακίνηση στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+, με βάση την προκήρυξη που ανακοινώνει το εκάστοτε Ίδρυμα. Τα κριτήρια επιλογής για συμμετοχή σε δραστηριότητες κινητικότητας καθορίζονται από τα ίδια τα Ιδρύματα Ανώτατης Εκπαίδευσης, στα οποία εργάζονται ή φοιτούν οι ενδιαφερόμενοι.
Τα Ιδρύματα Ανώτατης Εκπαίδευσης που επιθυμούν να γίνουν κάτοχοι του Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) μπορούν να ενημερωθούν από τον Εκτελεστικό Οργανισμό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής όπου ανακοινώνεται ετησίως σχετική πρόσκληση για υποβολή αίτησης.
Βήμα 3. Προθεσμίες
Οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να ελέγχουν τις προθεσμίες για τις δραστηριότητες που τους ενδιαφέρει να συμμετάσχουν. Οι προθεσμίες όσον αφορά τις αποκεντρωμένες δράσεις, στο πλαίσιο των οποίων οι αιτήσεις υποβάλλονται στις Εθνικές Μονάδες, είναι διαθέσιμες εδώ, ενώ για τις κεντρικές δράσεις, όπου οι αιτήσεις υποβάλλονται απευθείας στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δείτε εδώ.
Για την πρόσκληση υποβολής προτάσεων 2024, η καταληκτική ημερομηνία υποβολής αιτήσεων για τη Δράση ΚΑ1 είναι η 20 η Φεβρουαρίου 2024, 12.00 (μεσημέρι) ώρα Βρυξελλών (13.00 ώρα Ελλάδος).
Για τις αιτήσεις διαπίστευσης οργανισμών στον τομέα της Σχολικής Εκπαίδευσης, της Επαγγελματικής Εκπαίδευσης & Κατάρτισης και της Εκπαίδευσης Ενηλίκων, η καταληκτική ημερομηνία υποβολής αιτήσεων είναι η 1η Οκτωβρίου 2024, 12.00 (μεσημέρι) ώρα Βρυξελλών (13.00 ώρα Ελλάδος).
Βήμα 4. Εγγραφή στο EU Login
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει δημιουργήσει το Σύστημα Διαπίστευσης – EU Login (πρώην ECAS) στο οποίο εγγράφονται όλοι οι ευρωπαίοι πολίτες που επιθυμούν να έχουν πρόσβαση σε ειδικές σελίδες και ηλεκτρονικά εργαλεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Στο πλαίσιο του Erasmus+ ο λογαριασμός EU Login απαιτείται για την εγγραφή οργανισμού στο Σύστημα Εγγραφής Οργανισμών (Βήμα 5). Για τη δημιουργία λογαριασμού EU Login χρειάζεται μια ενεργή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) και ένας κωδικός πρόσβασης (password) που ορίζεται από τον χρήστη.Δείτε αναλυτικές οδηγίες για τη δημιουργία λογαριασμού EU Login.
Σημείωση: Εάν έχετε ήδη λογαριασμό ECAS από συμμετοχή σας σε προηγούμενο κύκλο υποβολής αιτήσεων, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.
Βήμα 5. Λήψη κωδικού Organisation ID
Όλοι οι φορείς που σκοπεύουν να συμμετάσχουν στο πρόγραμμα Erasmus+ θα πρέπει να εγγραφούν και να παρέχουν τα βασικά τους νομικά και οικονομικά στοιχεία στο νέο σύστημα εγγραφής (organisation registration system) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Δείτε αναλυτικές οδηγίες εδώ.Βήμα 6. Αιτήσεις
Στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Πρόσκλησης Υποβολής Προτάσεων 2024 για το πρόγραμμα Erasmus+ για τους τομείς της εκπαίδευσης και κατάρτισης οι ηλεκτρονικές αιτήσεις για τη δράση των KA1 θα είναι σε μορφή WEB.
Οι αιτήσεις βρίσκονται στον παρακάτω σύνδεσμο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής : https://webgate.ec.europa.eu/app-forms/af-ui-opportunities/#/erasmus-plus
Εάν είστε νέος χρήστης, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό EU Login account πριν από την πρόσβαση στις φόρμες Ηλεκτρονικής Αίτησης. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία του EU Login στο https://wikis.ec.europa.eu/display/NAITDOC/EU+Login+-+European+Commission+Authentication+Service . Πρόσθετη πληροφόρηση δείτε στο βήμα 4.
Δείτε τη Συμπληρωματική Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας/ ΙΚΥ για αναλυτικές οδηγίες.
Βήμα 7. Συγγραφή της αίτησης
Δείτε τη Συμπληρωματική Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας/ ΙΚΥ για αναλυτικές οδηγίες.Κατά τη διαδικασία της συγγραφής της αίτησης, συνιστάται όπως μελετήσετε τον Οδηγό για τους Αξιολογητές.
Ενημέρωση μπορείτε να λάβετε και στις διαδικτυακές εκδηλώσεις που πραγματοποιεί το ΙΚΥ και τις οποίες μπορείτε να βρείτε εδώ
Για την υποστήριξη των ταξιδιωτικών δαπανών στο Πρόγραμμα Erasmus+, ο υπολογισμός της απόστασης πρέπει να γίνεται χρησιμοποιώντας το εργαλείο Distance Calculator (Μετρητής Απόστασης).
Σχετικά με τον Μετρητή Απόστασης (Distance Calculator) διευκρινίζεται ότι η απόσταση υπολογίζεται από το σημείο εκκίνησης έως τον τόπο διεξαγωγής της δραστηριότητας χωρίς την προσθήκη των ενδεχόμενων ενδιάμεσων σταθμών κάθε διαδρομής. Η εξαίρεση στον κανόνα, είναι, μόνο όταν το σημείο αναχώρησης είναι το αεροδρόμιο που βρίσκεται πιο μακριά από τον τόπο του οργανισμού αποστολής, (π.χ. αν ταξιδεύετε από την Πάτρα στο Παρίσι, τότε υπολογίζετε στον μετρητή απόστασης την διαδρομή Αθήνα-Παρίσι, καθώς λαμβάνεται υπόψη η απόσταση μεταξύ του αεροδρομίου και του τόπου προορισμού).
Η απόσταση μιας μετακίνησης απλής μετάβασης πρέπει να χρησιμοποιείται ως βάση για τον υπολογισμό του ποσού της κοινοτικής επιχορήγησης ΕΕ που θα χορηγηθεί ως ενίσχυση για το ταξίδι μετ' επιστροφής.
Πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στην κατάρτιση του προϋπολογισμού βάσει των επιλέξιμων κατηγοριών δαπάνης. Να συμβουλεύεστε συνεχώς τον Οδηγό του Προγράμματος καθώς και την Εθνική Μονάδα, η οποία θα σας καθοδηγήσει για τη σύνταξη ενός σωστού για το σχέδιο σας προϋπολογισμού.
Με την ολοκλήρωση της συγγραφής της αίτησης, συνιστάται ιδιαίτερα όπως μελετήσετε την ενότητα Checklist της αίτησης, ώστε να βεβαιωθείτε ότι πληροίτε τα κριτήρια που απαριθμούνται στην εν λόγω ενότητα.
Βήμα 8. Υποβολή της αίτησης
Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα αναγκαία έγγραφα που αναφέρονται παρακάτω έχουν γίνει upload στην καρτέλα “Annexes”.
- Υπεύθυνη Δήλωση(Declaration of Honour): Αυτό το έντυπο αποτελεί μέρος της αίτησης. Πρόκειται για ένα δισέλιδο το οποίο πατώντας στο κουμπί «Download Declaration of Honour” θα αποθηκευτεί στον υπολογιστή σας, από όπου θα το εκτυπώσετε, θα υπογραφεί από το νόμιμο εκπρόσωπο του οργανισμού/ιδρύματος, θα σφραγιστεί, θα σαρωθεί και θα μεταφορτωθεί στην ενότητα Annexes πατώντας το αντίστοιχο κουμπί “Add Declaration of honour”.
- Mandates (έγγραφα εξουσιοδότησης, εφόσον απαιτείται): Τα έγγραφα εξουσιοδότησης θα τα βρείτε σε μορφή PDF στην καρτέλα Annexes, όπου πατάτε DOWNLOAD MANDATES, εκτυπώνονται, υπογράφονται από τους νομίμους εκπροσώπους των εταίρων και από το νόμιμο εκπρόσωπο του συντονιστή, σκανάρονται και μεταφορτώνονται πατώντας το κουμπί ADD MANDATES.
- Άλλα έγγραφα, όπως αυτά περιγράφονται στην Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας για τον τομέα που ενδιαφέρεστε να υποβάλλετε την αίτησή σας.
Εάν όλες οι ενότητες της αίτησής σας είναι έγκυρες [σημειωμένες με πράσινη επισήμανση (√)] και έχετε επισυνάψει όλα τα απαιτούμενα έγγραφα, μπορείτε να υποβάλετε την αίτησή σας στην Εθνική σας Μονάδα.
Για να υποβάλετε την αίτηση, κάντε κλικ στο κουμπί Υποβολή στην κάτω αριστερή γωνία. Αυτό το κουμπί θα είναι ενεργό μόνο αν έχουν συμπληρωθεί όλα τα τμήματα της αίτησης, τα απαιτούμενα έγγραφα έχουν επισυναφθεί και έχει επιβεβαιωθεί η λίστα ελέγχου. Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα εμφανιστεί, ζητώντας σας να επιβεβαιώσετε την υποβολή. Εάν είστε βέβαιοι, κάντε κλικ στο ΝΑΙ. Επιλέγοντας ΟΧΙ θα ακυρώσει την υποβολή, αλλά όχι την ίδια την αίτηση.
Στο παράθυρο επιβεβαίωσης της τελικής υποβολής θα δείτε μια σύντομη περίληψη. Κάντε κλικ στο OK για να το κλείσετε. Το έντυπο αίτησης θα κλείσει. Η βασική οθόνη της φόρμας ηλεκτρονικής αίτησης ανοίγει. Στην καρτέλα Οι Αιτήσεις μου θα βρείτε τώρα τις υποβληθείσες αιτήσεις σημειωμένες με την ένδειξη ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΕ και στην κατάσταση ολοκλήρωσης ως ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΕ.
Ένα e-mail επιβεβαίωσης στην αγγλική γλώσσα θα σταλεί μετά την υποβολή.
Εκπρόθεσμη υποβολή της αίτησης.
Οι αιτήσεις για το Erasmus+ έχουν καθορισμένη προθεσμία, ορατή στην αρχική οθόνη και την επικεφαλίδα της φόρμας. Εάν χάσετε την επίσημη προθεσμία υποβολής αιτήσεων, δεν θα μπορείτε να υποβάλετε την αίτηση. Υπάρχει εξαίρεση αν μπορείτε να αποδείξετε ότι προσπαθήσατε να υποβάλετε την αίτηση πριν από την επίσημη προθεσμία υποβολής αιτήσεων και δεν είχατε τη δυνατότητα να το κάνετε για τεχνικούς λόγους. Σε αυτή την περίπτωση επικοινωνήστε με την Εθνική σας Μονάδα.
Σε αυτή την περίπτωση, η Εθνική σας Μονάδα μπορεί να εξετάσει την αίτησή σας, εάν πληρούνται οι ακόλουθες τρεις προϋποθέσεις:
- Η ημερομηνία και η ώρα της τελευταίας απόπειρας υποβολής σας, όπως αναφέρεται στην ηλεκτρονική ενότητα ιστορικό υποβολής, είναι πριν από την ισχύουσα επίσημη προθεσμία υποβολής αιτήσεων.
- Έχετε ενημερώσει την Εθνική σας Μονάδα εντός 2 ωρών μετά την προθεσμία υποβολής αιτήσεων (ώρα Βρυξελλών). Μετά από αυτό το διάστημα, η αίτησή σας δεν μπορεί πλέον να ληφθεί υπόψη.
- Έχετε αποστείλει στην Εθνική σας Μονάδαεντός 2 ωρώνμετά την προθεσμία υποβολής αιτήσεων (ώρα Βρυξελλών), μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την πλήρη αίτησή σας χωρίς τροποποιήσεις μετά την απόπειρα υποβολής (σε μορφή pdf).
Η Εθνική Μονάδα τότε θα αποφασίσει αν θα δεχτεί την εκπρόθεσμη αίτηση ή όχι. Αν τη δεχτεί τότε θα "ανοίξει ξανά" την αίτησή σας. Τότε θα μπορείτε να την υποβάλετε εκ νέου.
Κάθε φορά που υποβάλετε την αίτησή σας, η υποβολή καταγράφεται στην ενότητα Ιστορικό Υποβολών. Για να έχετε πρόσβαση στο τμήμα είτε κάνετε κλικ στο Ιστορικό Υποβολών στο πλευρικό μενού της αίτησής σας είτε επιλέγετε το σχετικό μενού στη λίστα με τις Αιτήσεις σας.
Βήμα 9. Αξιολόγηση της αίτησης
Μετά την υποβολή τους, οι αιτήσεις υπόκεινται σε έλεγχο με βάση τα κριτήρια επιλεξιμότητας που πρέπει να πληρούν ανάλογα με το είδος της δράσης στο πλαίσιο της οποίας υποβάλλονται. Προκειμένου να είναι επιλέξιμη, κάθε αίτηση οφείλει να πληροί το σύνολο των προβλεπόμενων κριτηρίων επιλεξιμότητας, όπως αυτά ορίζονται ανά δράση στην ενότητα B και συνολικά στην ενότητα C του Οδηγού του Προγράμματος.Οι αιτήσεις υπόκεινται σε ποιοτική αξιολόγηση και στην συνέχεια κατατάσσονται βάσει της βαθμολογίας τους σε φθίνουσα σειρά κατάταξης. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να ενημερωθείτε από τον Οδηγό προς τους Αξιολογητές.
Βήμα 10. Ανακοίνωση αποτελεσμάτων
Τα αποτελέσματα για όλες τις αιτήσεις που υποβλήθηκαν, δημοσιεύονται σε αυτή την ιστοσελίδα. Επιπλέον, όλοι οι αιτούντες ενημερώνονται γραπτώς σχετικά με τα αποτελέσματα που αφορούν κάθε αίτηση που υπέβαλαν.Όλοι οι δικαιούχοι φορείς καλούνται σε τεχνική ημερίδα που διοργανώνεται από το ΙΚΥ (Project Management Meeting), μετα την έγκριση της αίτησής τους και κατά τη φάση υπογραφής σύμβασης με την Εθνική Μονάδα.