Τα 10 βήματα για την κατάθεση μιας αίτησης για τη Βασική Δράση 2 στο Erasmus+
Βήμα 1. Ενημέρωση
Το πρώτο βήμα είναι να ενημερωθείτε για τη δομή και το περιεχόμενο της Βασικής Δράσης 2 - Συμπράξεις για συνεργασία στους Τομείς της Εκπαίδευσης και Κατάρτισης, μελετώντας τον Οδηγό του Προγράμματος (Erasmus+ Guide) για το έτος στο οποίο σκοπεύετε να υποβάλετε αίτηση. Επιπρόσθετα, το ΙΚΥ διοργανώνει Ημερίδες ενημέρωσης οι οποίες είναι ανοικτές σε όποιον ενδιαφέρεται να υποβάλει αίτηση στο πλαίσιο αυτής της δράσης και ανακοινώνονται στις Εκδηλώσεις της ιστοσελίδας και στη σελίδα μας στο Facebook καθώς και διαδικτυακές ημερίδες που μαγνητοσκοπούνται και μπορείτε να βρείτε εδώ. Σχετική ενημέρωση αποστέλλεται και εάν κάποιος εγγραφεί στο Newsletter μας.Βήμα 2. Επιλεξιμότητα
Ανώτατη Εκπαίδευση:
Σημειώνεται ότι όλα τα Ιδρύματα Ανώτατης Εκπαίδευσης από Χώρες του Προγράμματος που υποβάλλουν αίτηση είτε ως συντονιστές είτε ως εταίροι σε μία Σύμπραξη συνεργασίας, πρέπει να είναι κάτοχοι έγκυρου Πανεπιστημιακού Χάρτη Erasmus (Erasmus Charter).
Σχολική Εκπαίδευση:
Οποιοσδήποτε οργανισμός δραστηριοποιείται στον τομέα της Σχολικής Εκπαίδευσης μπορεί να συμμετάσχει σε Σύμπραξη συνεργασίας ή σε Σύμπραξη μικρής κλίμακας (βλ.τον κατάλογο των επιλέξιμων φορέων).
Επαγγελματική Εκπαίδευση και Κατάρτιση και Εκπαίδευση Ενηλίκων:
Για τις Συμπράξεις συνεργασίας και τις Συμπράξεις μικρής κλίμακας στους τομείς της ΕΕΚ και της εκπαίδευσης Ενηλίκων, επιλέξιμοι είναι οι φορείς όπως περιγράφονται στην συμπληρωματική ανακοίνωση της εθνικής μονάδας (βλ τον κατάλογο των επιλέξιμων φορέων).
Στην κατηγορία των Συμπράξεων συνεργασίας για να είναι επιλέξιμη η σύμπραξη θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον 3 φορείς από 3 διαφορετικές χώρες του Προγράμματος, ενώ στην κατηγορία των Συμπράξεων μικρής κλίμακας ο ελάχιστος αριθμός μειώνεται στους 2 φορείς από 2 διαφορετικές χώρες
Βήμα 3. Προθεσμίες
Για την πρόσκληση υποβολής προτάσεων 2024, η καταληκτική ημερομηνία υποβολής αιτήσεων για τις Συμπράξεις συνεργασίας είναι η 5η Μαρτίου 2024, 12.00 (μεσημέρι) ώρα Βρυξελλών (13.00 ώρα Ελλάδος), ενώ για τις Συμπράξεις μικρής κλίμακας είναι η 5η Μαρτίου 2024, 12.00 (μεσημέρι) ώρα Βρυξελλών (13.00 ώρα Ελλάδος) και αντίστοιχα η 1η Οκτωβρίου 2024.
Οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να ελέγχουν τις προθεσμίες για τις δραστηριότητες που τους ενδιαφέρει να συμμετάσχουν. Οι προθεσμίες όσον αφορά τις αποκεντρωμένες δράσεις, στο πλαίσιο των οποίων οι αιτήσεις υποβάλλονται στις Εθνικές Μονάδες, είναι διαθέσιμες εδώ ενώ για τις κεντρικές δράσεις, όπου οι αιτήσεις υποβάλλονται απευθείας στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δείτε εδώ.
Βήμα 4. Εγγραφή στο EU Login
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει δημιουργήσει το Σύστημα Διαπίστευσης – EU Login (πρώην ECAS) στο οποίο εγγράφονται όλοι οι ευρωπαίοι πολίτες που επιθυμούν να έχουν πρόσβαση σε ειδικές σελίδες και ηλεκτρονικά εργαλεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Στο πλαίσιο του Erasmus+ ο λογαριασμός EU Login απαιτείται για την εγγραφή οργανισμού στο Σύστημα Εγγραφής Οργανισμών (Βήμα 5). Για τη δημιουργία λογαριασμού EU Login χρειάζεται μια ενεργή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) και ένας κωδικός πρόσβασης (password) που ορίζεται από τον χρήστη.Δείτε αναλυτικές οδηγίες για τη δημιουργία λογαριασμού EU Login.
Σημείωση: Εάν έχετε ήδη λογαριασμό ECAS από συμμετοχή σας σε προηγούμενο κύκλο υποβολής αιτήσεων, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.
Βήμα 5. Λήψη κωδικού Organisation ID
Όλοι οι φορείς που σκοπεύουν να συμμετάσχουν στο πρόγραμμα Erasmus+ θα πρέπει να εγγραφούν και να παρέχουν τα βασικά τους νομικά και οικονομικά στοιχεία στο νέο σύστημα εγγραφής (organisation registration system) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Δείτε αναλυτικές οδηγίες εδώ.Βήμα 6. Αιτήσεις
Στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Πρόσκλησης Υποβολής Προτάσεων 2024 για το πρόγραμμα Erasmus+ για τους τομείς της εκπαίδευσης και κατάρτισης οι ηλεκτρονικές αιτήσεις για τη δράση KA2 θα είναι σε μορφή WEB.
Οι αιτήσεις βρίσκονται στον παρακάτω σύνδεσμο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής : https://webgate.ec.europa.eu/app-forms/af-ui-opportunities/#/erasmus-plus
Εάν είστε νέος χρήστης, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό EU Login account πριν από την πρόσβαση στις φόρμες Ηλεκτρονικής Αίτησης. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία του EU Login στο https://wikis.ec.europa.eu/display/NAITDOC/EU+Login+-+European+Commission+Authentication+Service . Πρόσθετη πληροφόρηση δείτε στο βήμα 4.
Δείτε τη Συμπληρωματική Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας/ ΙΚΥ για αναλυτικές οδηγίες.
Βήμα 7. Συγγραφή της αίτησης
Διαβάστε τη Συμπληρωματική Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας/ ΙΚΥ για αναλυτικές οδηγίες.Κατά τη διαδικασία της συγγραφής της αίτησης, συνιστάται όπως μελετήσετε τον Οδηγό για τους Αξιολογητές.
Ενημέρωση μπορείτε να λάβετε και στις εκδηλώσεις που πραγματοποιεί το ΙΚΥ σε όλη την Ελλάδα και τις οποίες μπορείτε να βρίσκετε εδώ.
Για την υποστήριξη των ταξιδιωτικών δαπανών στο Πρόγραμμα Erasmus+, ο υπολογισμός της απόστασης πρέπει να γίνεται χρησιμοποιώντας το εργαλείο Distance Calculator (Μετρητής Απόστασης). Σχετικά με τον Μετρητή Απόστασης (Distance Calculator) διευκρινίζεται ότι η απόσταση υπολογίζεται από το σημείο εκκίνησης έως τον τόπο διεξαγωγής της δραστηριότητας χωρίς την προσθήκη των ενδεχόμενων ενδιάμεσων σταθμών κάθε διαδρομής. Η εξαίρεση στον κανόνα είναι μόνο όταν το σημείο αναχώρησης είναι αεροδρόμιο που βρίσκεται πιο μακριά από τον τόπο του οργανισμού αποστολής, (π.χ. αν ταξιδεύετε από την Πάτρα στο Παρίσι, τότε υπολογίζετε στον μετρητή απόστασης την διαδρομή Αθήνα-Παρίσι, καθώς λαμβάνεται υπόψη η απόσταση μεταξύ του αεροδρομίου και του τόπου προορισμού).
Η απόσταση μιας μετακίνησης απλής μετάβασης πρέπει να χρησιμοποιείται ως βάση για τον υπολογισμό του ποσού της κοινοτικής επιχορήγησης ΕΕ που θα χορηγηθεί ως ενίσχυση για το ταξίδι μετ' επιστροφής.
Πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στην κατάρτιση του προϋπολογισμού βάσει των επιλέξιμων κατηγοριών δαπάνης. Να συμβουλεύεστε συνεχώς τον Οδηγό του Προγράμματος καθώς και την Εθνική Μονάδα, η οποία θα σας καθοδηγήσει για τη σύνταξη ενός σωστού για το σχέδιο σας προϋπολογισμού, λαμβάνοντας υπόψιν τις ακόλουθες παραμέτρους:
- Συμφωνία προτεινόμενων δραστηριοτήτων (activities) και προϋπολογισμού αυτών.
- Όσο το δυνατόν ισόρροπη κατανομή του προϋπολογισμού μεταξύ των εταίρων, λαμβάνοντας πάντα υπόψη το βαθμό εμπλοκής τους στο σχέδιο στρατηγικής σύμπραξης.
- Ικανοποίηση της αρχής value for money.
- Καταγραφή στοιχείων κόστους που εμπίπτουν στις επιλέξιμες κατηγορίες δαπανών της Δράσης και είναι εντός των οικονομικών ορίων (ceilings), όπου αυτά ορίζονται για την κάθε κατηγορία δαπάνης.
Βήμα 8. Υποβολή της αίτησης
Βεβαιωθείτε ότι η αίτηση είναι πλήρης.
Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα αναγκαία έγγραφα που αναφέρονται παρακάτω έχουν γίνει upload στην καρτέλα “Annexes”.
- Υπεύθυνη Δήλωση(Declaration of Honour): Αυτό το έντυπο αποτελεί μέρος της αίτησης. Πρόκειται για ένα δισέλιδο το οποίο πατώντας στο κουμπί «Download Declaration of Honour” θα αποθηκευτεί στον υπολογιστή σας, από όπου θα το εκτυπώσετε, θα υπογραφεί από το νόμιμο εκπρόσωπο του οργανισμού/ιδρύματος, θα σφραγιστεί, θα σαρωθεί και θα μεταφορτωθεί στην ενότητα Annexes πατώντας το αντίστοιχο κουμπί “Add Declaration of honour”.
- Mandates (έγγραφα εξουσιοδότησης, εφόσον απαιτείται): Τα έγγραφα εξουσιοδότησης θα τα βρείτε σε μορφή PDF στην καρτέλα Annexes, όπου πατάτε DOWNLOAD MANDATES, εκτυπώνονται, υπογράφονται από τους νομίμους εκπροσώπους των εταίρων και από το νόμιμο εκπρόσωπο του συντονιστή, σκανάρονται και μεταφορτώνονται πατώντας το κουμπί ADD MANDATES.
- Άλλα έγγραφα, όπως αυτά περιγράφονται στην Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας για τον τομέα που ενδιαφέρεστε να υποβάλλετε την αίτησή σας.
Εάν όλες οι ενότητες της αίτησής σας είναι έγκυρες [σημειωμένες με πράσινη επισήμανση (√)] και έχετε επισυνάψει όλα τα απαιτούμενα έγγραφα, μπορείτε να υποβάλετε την αίτησή σας στην Εθνική σας Μονάδα.
Για να υποβάλετε την αίτηση, κάντε κλικ στο κουμπί Υποβολή στην κάτω αριστερή γωνία. Αυτό το κουμπί θα είναι ενεργό μόνο αν έχουν συμπληρωθεί όλα τα τμήματα της αίτησης, τα απαιτούμενα έγγραφα έχουν επισυναφθεί και έχει επιβεβαιωθεί η λίστα ελέγχου. Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα εμφανιστεί, ζητώντας σας να επιβεβαιώσετε την υποβολή. Εάν είστε βέβαιοι, κάντε κλικ στο ΝΑΙ. Επιλέγοντας ΟΧΙ θα ακυρώσει την υποβολή, αλλά όχι την ίδια την αίτηση.
Στο παράθυρο επιβεβαίωσης της τελικής υποβολής θα δείτε μια σύντομη περίληψη. Κάντε κλικ στο OK για να το κλείσετε. Το έντυπο αίτησης θα κλείσει. Η βασική οθόνη της φόρμας ηλεκτρονικής αίτησης ανοίγει. Στην καρτέλα Οι Αιτήσεις μου θα βρείτε τώρα τις υποβληθείσες αιτήσεις σημειωμένες με την ένδειξη ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΕ και στην κατάσταση ολοκλήρωσης ως ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΕ.
Ένα e-mail επιβεβαίωσης στην αγγλική γλώσσα θα σταλεί μετά την υποβολή.
Εκπρόθεσμη υποβολή της αίτησης.
Οι αιτήσεις για το Erasmus+ έχουν καθορισμένη προθεσμία, ορατή στην αρχική οθόνη και την επικεφαλίδα της φόρμας. Εάν χάσετε την επίσημη προθεσμία υποβολής αιτήσεων, δεν θα μπορείτε να υποβάλετε την αίτηση. Υπάρχει εξαίρεση αν μπορείτε να αποδείξετε ότι προσπαθήσατε να υποβάλετε την αίτηση πριν από την επίσημη προθεσμία υποβολής αιτήσεων και δεν είχατε τη δυνατότητα να το κάνετε για τεχνικούς λόγους. Σε αυτή την περίπτωση επικοινωνήστε με την Εθνική σας Μονάδα.
Σε αυτή την περίπτωση, η Εθνική σας Μονάδα μπορεί να εξετάσει την αίτησή σας, εάν πληρούνται οι ακόλουθες τρεις προϋποθέσεις:
- Η ημερομηνία και η ώρα της τελευταίας απόπειρας υποβολής σας, όπως αναφέρεται στην ηλεκτρονική ενότητα ιστορικό υποβολής, είναι πριν από την ισχύουσα επίσημη προθεσμία υποβολής αιτήσεων.
- Έχετε ενημερώσει την Εθνική σας Μονάδα εντός 2 ωρών μετά την προθεσμία υποβολής αιτήσεων (ώρα Βρυξελλών). Μετά από αυτό το διάστημα, η αίτησή σας δεν μπορεί πλέον να ληφθεί υπόψη.
- Έχετε αποστείλει στην Εθνική σας Μονάδαεντός 2 ωρώνμετά την προθεσμία υποβολής αιτήσεων (ώρα Βρυξελλών), μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την πλήρη αίτησή σας χωρίς τροποποιήσεις μετά την απόπειρα υποβολής (σε μορφή pdf).
Η Εθνική Μονάδα τότε θα αποφασίσει αν θα δεχτεί την εκπρόθεσμη αίτηση ή όχι. Αν τη δεχτεί τότε θα "ανοίξει ξανά" την αίτησή σας. Τότε θα μπορείτε να την υποβάλετε εκ νέου.
Κάθε φορά που υποβάλετε την αίτησή σας, η υποβολή καταγράφεται στην ενότητα Ιστορικό Υποβολών. Για να έχετε πρόσβαση στο τμήμα είτε κάνετε κλικ στο Ιστορικό Υποβολών στο πλευρικό μενού της αίτησής σας είτε επιλέγετε το σχετικό μενού στη λίστα με τις Αιτήσεις σας.
Βήμα 9. Αξιολόγηση της αίτησης
Μετά την υποβολή τους, οι αιτήσεις υπόκεινται σε έλεγχο με βάση τα κριτήρια επιλεξιμότητας που πρέπει να πληρούν ανάλογα με το είδος της δράσης στο πλαίσιο της οποίας υποβάλλονται. Προκειμένου να είναι επιλέξιμη, κάθε αίτηση οφείλει να πληροί το σύνολο των προβλεπόμενων κριτηρίων επιλεξιμότητας, όπως αυτά ορίζονται ανά δράση στην ενότητα B του Οδηγού του Προγράμματος.Οι αιτήσεις υπόκεινται σε ποιοτική αξιολόγηση και στην συνέχεια κατατάσσονται βάσει της βαθμολογίας τους σε φθίνουσα σειρά κατάταξης. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να ενημερωθείτε από τον Οδηγό προς τους Αξιολογητές.
Βήμα 10. Ανακοίνωση αποτελεσμάτων
Τα αποτελέσματα για όλες τις αιτήσεις που υποβλήθηκαν, δημοσιεύονται σε αυτή την ιστοσελίδα. Επιπλέον, όλοι οι αιτούντες ενημερώνονται γραπτώς σχετικά με τα αποτελέσματα που αφορούν κάθε αίτηση που υπέβαλαν.Όλοι οι δικαιούχοι φορείς καλούνται σε τεχνική ημερίδα που διοργανώνεται από το ΙΚΥ (Project Management Meeting), μετά την έγκριση της αίτησής τους και κατά τη φάση υπογραφής σύμβασης με την Εθνική Μονάδα.